Die Gemeinden sind für die Archivierung ihrer Daten verantwortlich. Zeugnisse werden bei Beschädigung oder Verlust auf Verlangen der Erziehungsberechtigten wieder ersetzt. Aus LehrerOffice lässt sich eine Archivdatei ablegen. Die Gemeinde bestimmt über die Art und Weise der Aufbewahrung solcher Archivdateien.